Pon tus documentos en orden
Foto por Armando Lomelí
Por amor, tengamos todos nuestros documentos en orden
Por Luis Felipe Cetina Quijano
Era temprano, un día entre semana, cuando recibí un mensaje de un excompañero de trabajo informándome que un amigo mutuo, quien había estado hospitalizado por COVID-19, había fallecido. No fue nada grato enterarme de su partida, en especial después de que su esposa había fallecido tres días antes por la misma enfermedad.
Empezaba a enfocarme en el dolor por la pérdida de mi amigo y su esposa, cuando repentinamente mi emoción dio un cambio súbito al pensar en el shock de sus cuatro hijas que ¡se habían quedado sin papá y mamá!
Es lamentable pero esto no es una novela sino una situación que se está repitiendo a lo largo y ancho del país, y del mundo.
Además de tener que sobreponerse a su dolor y pena, ahora tenían que hacer frente a dos velorios y cremaciones, con la presión de organizarse para ver cómo pagar los diferentes gastos generados.
¿Dónde están sus tarjetas y chequeras? ¿Cuáles son las claves de acceso al cajero automático o para transferencias? ¿Dónde están sus actas de nacimiento? ¿Dónde están las identificaciones oficiales para todos los trámites?
Se preguntaban si en algún momento habían contratado algún seguro o servicio funerario. ¿Tenían alguna cuenta de inversión o estaban en alguna tanda que pudiera servirles para solventar los gastos de una crisis como esa?
En momentos como ese, todo se resume en conseguir documentos y contraseñas que resultan indispensables para realizar hasta el más mínimo trámite.
Más adelante, también es crucial contar con el Testamento notarizado de la persona que falleció, para facilitar los trámites posteriores y evitar pleitos entre la familia.
La Biblia nos relata la historia del rey Ezequías. Cuando se enferma de muerte, el profeta Isaías lo visita para darle un mensaje de Dios. Le dice: «Esto dice el Señor: “Pon tus asuntos en orden porque vas a morir. No te recuperarás de esta enfermedad”» (2 Reyes 20:1).
Por otro lado, la Escritura nos aconseja: «Aprovechando al máximo cada momento oportuno, porque los días son malos» (Efesios 5:16 NVI). Esto no solo se refiere a la muerte, sino a crisis o catástrofes como incendios, inundaciones y terremotos, así como a enfermedades, epidemias e inclusive la vejez.
Como jefes de familia, necesitamos seguir el consejo de la Palabra y, con anticipación, poner en orden todos nuestros documentos, credenciales y contraseñas (tanto física como electrónicamente) para que nuestras familias estén debidamente preparadas para responder ante una situación difícil.
A continuación comparto una lista de documentos con la que podemos empezar. La he organizado en cinco grupos para su fácil manejo:
1. Documentos oficiales
Son aquellos emitidos por las autoridades y que nos sirven para identificarnos como ciudadanos mexicanos o extranjeros con residencia en el país:
a) Acta de nacimiento reciente, de preferencia con menos de 6 meses de expedición al momento de armar el expediente.
b) Pasaporte o documentación migratoria. Si al pasaporte le quedan menos de 6 meses de vigencia renovarlo a la brevedad.
c) CURP.
d) Credencial del INE vigente (se exige para la mayoría de los trámites).
e) RFC.
f) Credencial de Adultos Mayores (si es el caso).
g) Testamento.
2. Documentos bancarios y comerciales
Son aquellos emitidos por las diferentes entidades bancarias, comerciales, aseguradoras y cajas de inversión, entre otras.
a) Credencial y número de empleado.
b) Banco y número de cuenta de débito.
c) Banco y número de tarjeta de nómina.
d) Banco, nombre y número de tarjeta de crédito bancaria (de todas las entidades bancarias donde se tenga).
e) Comercio, nombre y número de tarjeta de crédito departamental.
f) Banco, nombre y número de crédito personal o de auto.
g) Banco, nombre y número de crédito hipotecario.
h) Banco o empresa, nombre y número de la cuenta de inversión.
i) Nombre y teléfono de contacto de la empresa donde se labora (jefe, Recursos Humanos, etc.) Es importante conocer si la institución o empresa ofrece algún tipo de ayuda cuando fallece el trabajador, como seguro de vida o apoyo en gastos funerales, y los requisitos para tramitar dicho beneficio.
j) Nombre de la aseguradora y número de póliza de todos los seguros que se tengan contratados: de vida, de gastos funerarios (a veces viene incluido en el seguro de vida), de gastos médicos mayores, de vehículos, de hogar, entre otros.
k) Nombre y teléfono del ejecutivo o agente de seguros (por cada aseguradora).
l) En caso de estar pensionado se debe tener la institución, número de contrato y cantidades a las que se tiene derecho.
m) En caso de tener deudas, es importante tener los documentos que justifiquen lo que se ha pagado y lo que falta por pagar. Asimismo se debe conocer si la deuda se cancela en caso de fallecimiento.
3. Documentos relacionados con el domicilio
Son aquellos emitidos por las diferentes autoridades, bancos o empresas comerciales, para demostrar la propiedad, adquisición o renta de inmuebles.
a) Recibo de Predial de la Tesorería de la CDMX.
b) Escritura notarial del departamento, casa o local.
d) Número del INFONAVIT, en caso de tener crédito vigente.
e) Recibo con número de cuenta de CFE y sucursal asignada.
f) Recibo con número de cuenta de Sistema de Aguas y sucursal asignada.
g) Recibo con número de cuenta de gas natural (si es el caso).
h) Recibo de compañía de teléfono fijo y celular con nombre y número de cliente.
i) Recibo de servicios como internet y televisión por cable, entre otros.
k) Recibo de pago de cuotas de mantenimiento.
4. Contraseñas
Son aquellas generadas de forma confidencial en aplicaciones o dadas de alta con las diferentes entidades bancarias, comerciales, aseguradoras, cajas de inversión, entre otras.
a) NIP para hacer retiros en cajero automático de tarjeta de nómina o débito y crédito.
b) Usuario y contraseña para acceder a la banca en línea a través de una computadora.
c) Usuario y contraseña para acceder a la aplicación del banco a través del celular.
d) Usuario, contraseña y NIP de tarjeta de crédito departamentales.
e) Contraseñas para desbloquear dispositivos electrónicos personales (computadora, celular, tablet, etc.).
f) Contraseña de correo electrónico personal.
Esta información debe ser guardada con mucha precaución, evitando su fácil acceso, utilizar contraseñas no obvias como fecha de nacimiento, nombres o apellidos, número exterior de la casa, etc. También es recomendable cambiar las contraseñas cada cierto tiempo para proteger nuestra información.
5. Documentos médicos
Son aquellos emitidos por las instituciones sanitarias, hospitales, médicos, laboratorios o aseguradoras que nos sirven para demostrar nuestro historial de salud.
a) Carnet del IMSS o del ISSSTE o institución de seguridad social.
b) Carnet de vacunación o en su caso comprobantes de vacunas aplicadas en México o en el extranjero.
c) Registro o seguimiento de enfermedades, cirugías y tratamientos.
d) Estudios de laboratorio, radiografías, tomografías y otros, así como sus interpretaciones.
e) Tipo de sangre, alergias o restricciones de salud.
f) Datos de contacto de doctores u hospitales.
g) Recetas de medicamentos recientes.
De todos los documentos es necesario tener una copia física y una electrónica, la cual se puede realizar escaneando los papeles. En el caso de los documentos electrónicos es importante tenerlos en una unidad de almacenamiento externo, es decir un disco duro o memoria USB. Debemos considerar tener más de una copia y si es posible resguardarlos en una caja de seguridad en un banco.
Una buena opción para escanear tus documentos es bajar una aplicación móvil que funcione como un scanner, hay varias opciones en el mercado, algunas gratis y otras con costo. Por medio de esta se pueden convertir documentos físicos en archivos PDF y JPG solo con la cámara del celular.
Ninguno de nosotros conoce el momento en que será llamado a la presencia de Dios. Por amor, tengamos todos nuestros documentos en orden. Vale la pena y les será de mucha ayuda y bendición a los nuestros cuando ya no estemos con ellos.
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